Undgå virtuel teamudmattelse

Under en af vores daglige gåture havde vi inviteret en god ven, der er leder i en større kommune, med. Vi kan kalde hende Dorthe. Hun fortalte følgende historie:

“Jeg arbejder rigtig meget for tiden. Faktisk har jeg planlagte onlinemøder fra otte morgen til tidligst 16 – hver dag. Og det bliver mere og mere umuligt at skelne dem fra hinanden. Vi har alle sammen svært ved at huske hvad der er blevet talt om på hvilket møde, hvem der var med og hvornår det var. Og det er fordi alle møderne ligner hinanden. Man har ikke noget at hænge sin hukommelse op på.”

“Alting tager længere tid fordi alle møder flyder sammen. Og ALT er et møde eller skriftligt; intet er uformelt og hurtigt. – Kommunal leder

Det er ikke et enestående tilfælde at man er ved at være slidt på de virtuelle møder, har svært ved at koncentrere sig og vanskeligt ved at skelne dem fra hinanden. Vi hører det fra flere i netværket, særligt i denne omgang af COVID-19-nedlukning. Nyhedens interesse har i den grad fortaget sig, og for en del mennekser, der arbejder internationalt, har det virtuelle kontor været hverdag siden marts.

Virtuel teamudmattelse

Microsoft har samlet viden ind siden pandemiens start og kommer frem til den – ikke overraskende – konklusion at virtual meeting fatigue er en særdeles virkelig og meget almindelig ting. Det er der flere årsager til, bl.a. at det kræver væsentlig mere energi for os at koncentrere os i den virtuelle verden, hvor vi både er overdrevent opmærksomme på hvordan vi selv tager os ud 

på skærmen, hvordan der ser ud hjemme hos kollegerne og eventuelle forstyrrelser i deres og vores eget bagland.

Men det er kun toppen af isbjerget, for der er dybereliggende grunde til at vi bliver udmattede. Associate professor på Insead, Gianpiero Petriglieri, beskriver hvad vi kan kalde “virtuel dissonans”, idet vores hjerner er sammen, men vores kroppe oplever at vi ikke er. Dissonans mellem det hjernen oplever og det kroppen oplever koster utroligt meget på energikontoen. 

“I spoke to an old therapist friend … and finally understood why everyone’s so exhausted after the video calls. It’s the plausible deniability of each other’s absence. Our minds tricked into the idea of being together when our bodies feel we’re not.” – Gianpiero Petriglieri

Vi er også nødt til at arbejde endnu hårdere for at afkode non-verbale signaler når vi holder møder virtuelt. Som vores ven, Dorthe, siger: “Man kan ikke fornemme rummet på samme måde.” ALT skal altså kommunikeres verbalt, når vi ikke på samme måde kan pejle på kropssprog og mimik. Det betyder at det hele går langsommere – til stor frustration for nogle.

En anden udfordring, som vores ven fortalte om er, at der ikke er nogen visuelle markører at hænge hukommelsen op på. Efter en dag med virtuelle møder uafbrudt i 8 timer, er det helt umuligt at skelne dem fra hinanden.

Ok, det lyder nederen. Er der ikke noget man kan gøre?

Jo, det er der jo altid, så her kommer en række forslag:

  • Hold nu pauser, for crying out loud! En del research viser at vi koncentrerer os bedre, når vi kun skal det i kort tid ad gangen og får nogle aktive pauser. – Brug fx POMODORO teknikken, hvor man arbejder koncentreret på en opgave i max 20 min inden man tager en 5 minutters pause. Efter 4 “pomodori” skal hjernen bruge en halv times pause til at genoplade. Brug hjernen på en markant anden måde ved at tage ti armbøjninger, gå en tur, hoppe gadedrengehop rundt i stuen, sætte “Night Fever” på og danse igennem et øjeblik. Dette gælder også i teammøder.
  • Lad være med at multitaske. Det er direkte skadeligt for din koncentration og produktivitet. Et nyt studie fra Stanford University viser, at stillet overfor tre simple opgaver klarer folk, der multitasker meget sig markant dårligere end folk der ikke multitasker meget. – Så lad nu være med at tro at du kan læse en mail, sende en sms, skrive indkøbsliste og høre efter hvad der sker på mødet for det kan du overhoved ikke.
  • Sørg for at du ikke kan se dig selv på skærmen. Undersøgelser viser at vi fokuserer en stor del af vores energi på at kigge på os selv og være optagede af hvordan vi ser ud på skærmen. Fjern distraktionen ved at fjerne dit eget billede fra skærmen og brug en neutral baggrund, så din samling af katte-platter ikke distraherer dine kolleger.
  • Nøjes med at ringe ind en gang imellem, så du kan komme væk fra skærmen – prioriter imellem Zoom, email og telefon. Det hele behøver ikke foregå på Zoom. Et telefonmøde kan måske ordnes under en gåtur?
  • Team check – sørg for at afsætte tid til høre hvor teammedlemmerne er en gang om ugen, så I lige får en fornemmelse af hinanden, Hvor er du på motivations- og energibarometeret? Psykologisk trivsel og faglig trivsel går altså hånd i hånd i teamarbejde og i alt samarbejde. Det personlige påvirker det profesionelle og omvendt.
     
  • Brain breakers I jeres løbende teammøder kan det gå på tur at lave “brain breakers”, fx en sjov genstand, en fun fact, en aktiv pause el. lign – “nårh ja, det var på det møde Bente havde en lyserød badeand med, at vi aftalte xyz”. Vi laver altså et anker, eller en visuel markør – man kan fx navngive mødet efter genstanden. På den måde undgår vi at alt “zoomer” sammen.
  • Social Hang Out … underkend ikke det sociale aspekt og fællesskab. Teams og samarbejde er afhængigt af løbende interaktion og anderkendelse, spejling i sine kollegaer og føle at man er en del af af noget. Indfør en social event online eller live alt efter mulighederne, ugentligt, hver 14. dag eller månedligt. Det er op til dig, bare det sker. Fx kan du lade eventen rotere mellem teammedlemmer. Og ja det er obligatorisk at deltage, så læg det i arbejdstiden.

Hvordan ser det ud i fremtiden?

Virtuelle møder er kommet for at blive, ingen tvivl om det, men der er en biologisk menneskelig faktor vi bliver nødt til at forholde os til: vi er ikke bygget til at være lænket foran en 17” skærm 8-10 timer om dagen. Faktisk kan vi ikke tåle det. Der er forskellige scenarier man kan tænke over:

  • Skal vi fx arbejde færre timer om dagen hvis det indbefatter en skærm? 
  • 4 dages arbejdsuge som er implementeret i forskellige virksomheder allerede? 
  • Vil de væsentlige forbedringer på digital platforme og udstyr ala full-blown VR gøre at vi vil kunne snyde sanserne tilstrækkeligt til at vi ikke længere oplever den virtuelle dissonans?

Uanset hvad fremtiden bringer, så tag snakken i jeres teams, brainstorm på hvordan I gør hinanden bedre og støtter hinanden positivt og bibeholder et godt arbejdsklima. Kom ud og få noget frisk luft og få trænet. Klø på derude og stay safe. 

Janus & Nanna

Noter:

Artikel fra Forbes: https://www.forbes.com/sites/carminegallo/2020/07/16/three-cures-for-virtual-meeting-fatigue-according-to-new-microsoft-research/

Artikel fra BBC: https://www.bbc.com/worklife/article/20200421-why-zoom-video-chats-are-so-exhausting

Artikel fra Frontiers: https://www.frontiersin.org/articles/10.3389/fnhum.2013.00589/full

Artikel fra Standford: https://news.stanford.edu/2009/08/24/multitask-research-study-082409/ og https://news.stanford.edu/2020/10/28/poor-memory-tied-attention-lapses-media-multitasking/