Virtuel kommunikation og reptilhjernen… Sådan gør I

Vi står p.t. alle i en situation som har ændret vores arbejdsdag og rigtigt mange af os arbejder hjemmefra og afholder virtuelle møder. Vi kan være udfordret på dette format, og det er der en god grund til…

En af de store udfordringer med virtuel kommunikation og teamarbejde er at vi som mennesker oplever at vi ikke kan pejle på kropssprog og mimik, og vores spejlneuroner kan ikke på samme måde læse vores kollegaers humør og adfærd. Det er en udfordring for vores reptilhjerne som har behov for at føle sig tryg. Tydelig kommunikation, afklaring og løbende opsummering er kritiske værktøjer for at lykkedes. Nogle vil opleve det som frustrerende at skulle ”ned i tempo”. Det er et andet game når vi ikke kan fornemme hinanden og se reaktioner og kropssprog. Det betyder at alt skal kommunikeres verbalt hele vejen rundt. Det er en proces og det kræver nogle adfærds- og vaneændringer at komme godt fra start og opretholde momentum.

Virtuelle teams, samarbejde på kryds og tværs af kontinenter, tidslinjer og lande. Intet nyt i det

At forbinde medarbejdere og ledere gennem digitale løsninger og medier kan være en positiv, effektiv og tidsoptimerende tilgang for organisationer og giver fleksibilitet og muligheder for nye strategitiltag. På nuværende tidspunkt med en pandemi er de digitale løsninger en mulighed for at kunne fortsætte og navigere forholdsvis let i vores dagligdag og gøremål. Men hvordan får vi mest muligt ud af de virtuelle møder og får alignet vores teams, så det giver den ønskede effekt og værdi?

Det er min erfaring, at det kan være en daglig udfordring for teams og ledere at følge op på opgaver og deadlines. Og det er når vi mødes fysisk. Så udfordringen bliver ikke mindre når mødet nu er virtuelt. Så konsekvensen af at tilføje endnu et kommunikationslag og at skulle arbejde i et virtuelt rum, måske med kort varsel, kan skabe usikkerhed og støj hos teammedlemmerne.

Sådan griber I det an

Det handler om fokus på sammenhængskraft, herunder fælles forståelse og motivation. Vi er i samme båd her, lad os løse det og hjælpe hinanden. De virtuelle teams jeg arbejder med, har haft succes med at løbende have fokus på at skabe psykologisk sikkerhed og en kultur som støtter op omkring de faglige mål og strategier. Og på at få etableret fælles hjørneflag, et aftalt normsæt, de følger og committer til.

Sammenspillet mellem de psykologiske rammer og de faglige rammer er afgørende for performance og succes. Hjørneflag kan lyde banalt, det interessante her er at når vi får hul på diskussionen og god dialog er der mange forskellige perspektiver på hvad der er normal kutyme. Det er derfor det er så vigtigt at få afstemt og committet til hvordan I gør. Ellers køber ingen ind på det, og I spilder tiden.

Her er et bud på en checkliste:

  • Disciplin på møder – sæt en høj standard. I er der af en grund
  • Teknisk fnidder – løs det inden mødet
  • Mødeleder styrer hårdt – evt. mødelederturnus
  • Lyd- og billedkrav – alle er på video og kan indgå i snakken
  • Stram tidsstyring – start til tiden og slut til tiden
  • Tilllid til at turde spørge ind og afklare
  • Alle byder ind og alle har taletid – sørg nu for at få vidensdelt hele vejen rundt
  • Commitment til aftalte tiltag – sørg for at alle siger ja eller markerer
  • Ansvar, og vi holder hinanden ansvarlige – tag ansvar og hjælp hinanden
  • Opfølgning hver gang – følg op så der ikke er tvivl
  • Teammøder trumfer alt (næsten)- Prioritér det!
  • Referat, som alle har læst inden næste møde – vi glemmer hurtigt, så forbered jer før mødet
  • Plads til succeshistorier og grin – socialisering er en del af et teams DNA – husk det.
  • Runden/status hos hver enkelt, professionelt og privat, det skaber fællesskab og forståelse for hinandens behov og situation

Hjørneflag eller normsæt hjælper jer i position til at komme godt fra start og videre frem

Jeg tror ikke at virtuel kommunikation 100% kan afløse face to face møder, da vi er biologiske, sociale væsner og trives bedst i flok. Men de nye generationer er bestemt mere tunet ind på denne arbejdsform og ser det som en normal del af arbejdslivet og livet generelt. De er mange gange hurtigere til at tilpasse sig denne samværsform, så inddrag dem og lær af dem. Lige meget hvad, er det et super værktøj, der kan gøre vores liv lettere. Men der er nogle menneskelige udfordringer vi skal være opmærksomme på. Så klø på derude, held og lykke og pas på jer selv.

Janus

Skriv et svar

Udfyld dine oplysninger nedenfor eller klik på et ikon for at logge ind:

WordPress.com Logo

Du kommenterer med din WordPress.com konto. Log Out /  Skift )

Google photo

Du kommenterer med din Google konto. Log Out /  Skift )

Twitter picture

Du kommenterer med din Twitter konto. Log Out /  Skift )

Facebook photo

Du kommenterer med din Facebook konto. Log Out /  Skift )

Connecting to %s